Las Actas de Asambleas en Condominios

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• Por HCG
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Las asambleas están reguladas por la Ley de Propiedad en Condominio, por el Estatuto constitutivo del mismo y/o por su reglamento general. A continuación mencionaremos algunos aspectos prácticos que debemos tomar en cuenta para hacerlas de la mejor manera.

Prepárese para la Asamblea. Lleve consigo la convocatoria, el orden del día, una lista completa con los nombres de los propietarios, así como las herramientas tecnológicas que estime necesarias.

Generalmente las asambleas dan inicio en la hora acordada para la tercera convocatoria. Usted deberá llegar por lo menos dos horas antes para asegurarse de que todo se encuentra en orden: mobiliario, equipo, instalación eléctrica, servicio de cafetería, etc. Este tiempo también lo podrá aprovechar para dar la bienvenida a los propietarios convocados y asegurarse de que posean la documentación que los acredite como legítimos representantes.

Durante el pase de lista de presencia asegúrese que instala de manera correcta el quorum, recuerde que tendrá que establecerlo considerando las facultades de voz y voto en la asamblea. Estas facultades tienen mucho que ver con el estatus de morosidad que guarda cada participante; por ejemplo, si usted no está al día con sus Cuotas, podrá tener derecho de voz, pero no de voto.

El orden del día se seguirá de manera ordenada y puntual y durante las votaciones se deberá efectuar y registrar de manera íntegra y correcta el número de votos para cada decisión.

Recomendamos que en beneficio de la propia asamblea y de sus acuerdos se utilicen videograbaciones que permitan al final de la misma poder hacer una narrativa clara, precisa e íntegra de la asamblea.

En la medida de lo posible, designe a una persona para que durante la Asamblea, vaya redactando el acta correspondiente. El Secretario designado será el responsable del contenido final.

Al finalizar la asamblea se deberá designar a las personas responsables de gestionar el protocolo ante notario público. Es importante resaltar que si bien el acta de asamblea por sí misma genera derechos y obligaciones, el protocolo le da plenos efectos jurídicos.

Hemos notado que durante las asambleas algunos participantes se retiran anticipadamente y no tienen oportunidad de conocer todos los acuerdos e incluso de estampar su firma en el acta de asamblea.

Recomendamos que establezcamos con anticipación el tiempo y lugar en que podrá firmarse. En algunas asambleas se firma la lista de asistencia y a la vez una lista de propietarios que hace las veces de anexo al Acta de Asamblea.

Redacte la versión final del acta, envíe a su Notaría una copia de la misma, adjunte la información que le soliciten, pague los honorarios y derechos y asegúrese de que finalmente se encuentre registrada en el Registro Público de la Propiedad y el Comercio de su localidad.